Основным законодательным актов Украины в области электронных документов стал законам Украины «Про електронні документи та електронний документообіг» № 851-IV від 22.05. 2003 р. Хотя он и принят около десяти лет назад, однако использование электронных документов в нашей стране еще не набрало всего своего масштаба. Сейчас единицы предприятий обмениваются актами и расходными накладными в электронном виде. С опаской начинают обмениваться налоговыми накладными (НН) в электронном виде предпочитая бумажный вариант электронному. Если забегать в прошлое то так было и с отчетностью, а сейчас большинство сдает отчетность в налоговую, пенсионный и статистику в электронном виде. Но ничто не может остановить прогресс. И так в данной статье разговор пойдет о электронных налоговых накладных.
С июля месяца 2012 года основной нормой устанавливающей правила оборота ЭНН стал пункт 201.1 ст.201 НКУ. Согласно которому плательщик НДС обязан предоставить НН, составленную либо в бумажном, либо в электронном виде по выбору покупателя. Следовательно, только покупатель может определять, в каком формате он хочет получить НН.
Обязательное условие оформления ЭНН - регистрация в Едином реестре продавцом (п.201.1 ст.201 НКУ). Несмотря на п.11 подраздела 2 Раздела ХХ «Перехідні положення» НКУ в котором установлена обязательная регистрация в ЕРНН налоговых накладных, по сумме НДС превышающих 10 тысяч гривен, либо выписанных на импортные и подакцизные товары. Однако это правило не распространяется на электронную НН: в независимости от номенклатуры (происхождение) товара и суммы НДС электронная НН обязательно регистрируется в Едином реестре.
Обратите внимание на норму, содержащуюся в п.4 Порядка № 1246. В случае, когда НН остается у продавца и не выдается покупателю, её не нужно регистрировать в Едином реестре.
Чтобы электронная НН стала полностью легитимной, она должно отвечать следующим требованиям:
– на НН накладывается электронно-цифровая подпись (ЭЦП) уполномоченного лица;
– НН содержит все необходимые реквизиты, согласно Порядка № 1379;
– НН зарегистрирована в Едином реестре НН.
Электронная НН после регистрации в Едином реестре предоставляется покупателю.
Теперь поговорим более детально о подписании электронной НН.
Налоговую накладную могут подписывать следующие должностные лица:
– Директор
– Главный бухгалтер
– Должностное лицо, которому директор предприятия предоставил право подписи НН.
После наложения ЭЦП на налоговую накладную одним из вышеперечисленных лиц, на нее накладывается ЭЦП - аналог оттиска печати продавца.
Электронно-цифровая подпись, наложенная на НН при ее регистрации в Едином реестре, и ЭЦП, поставленная на данную НН при выдаче покупателю, должны принадлежать одному и тому же лицу, получившему право подписи НН.
Чтобы дать право подписи НН и/или расчета корректировки иному должностному лицу компания-продавец оформляет ключи ЭЦП в аккредитованных центрах сертификации ключей для данного лица. В описанном выше случае ЭЦП печати продавца и должностных лиц накладываются в следующей очередности: 1) ЭЦП должностного лица, получившему право подписи НН; 2) ЭЦП - аналог оттиска печати продавца.
Так как на данный момент система электронного документооборота «M.E.Doc» является основным программным комплексом, имеющим возможность обмена НН, а также другими первичными документами, более подробно рассмотрим реализацию этого процесса именно в «M.E.Doc».
Покупатель, получив НН в электронном виде, может утвердить или отклонить её. В случае отклонения у покупателя существует возможность написать замечание к данной НН, продавец получит назад эту НН с замечанием, сможет исправить её и повторно отправить покупателю. Этот механизм лучше использовать до регистрации в Едином реестре, т.к. после регистрации исправить НН невозможно. Следовательно рекомендуемая последовательность действий таковая:
– создать НН
– наложить соответствующие ЭЦП на нее
– отправить покупателю на согласование в электронном виде
– получить от покупателя подтверждение о правильности НН (также электронное)
– зарегистрировать НН в Едином реестре
– затем отправить покупателю НН с квитанцией о регистрации в Едином реестре.
Покупатель сам имеет возможность отправить запрос в Единый реестр по конкретной налоговой накладной для проверки ее регистрации.
Сложно спорить с преимуществами электронного документооборота такими как:
– экономия времени
– экономия на доставке
– экономия затрат на бумагу
– спокойствие главного бухгалтера и директора благодаря наличию оригиналов всех первичных документов сразу же после совершения хозяйственной операции.
– удобный для работы электронный архив, не занимающий места в офисе.
Учитывая эти преимущества, в ближайшем будущем электронный документооборот станет массовым, и не только налоговыми накладными, а всеми первичными документами. Возможно стоит начать уже сейчас.