Основным законодательным актов Украины в области электронных документов стал законам Украины  «Про електронні документи та електронний документообіг» № 851-IV від 22.05. 2003 р. Хотя он и принят около десяти лет назад, однако использование электронных документов в нашей стране еще не набрало всего своего масштаба. Сейчас единицы предприятий обмениваются актами и расходными накладными в электронном виде. С опаской начинают обмениваться налоговыми накладными (НН) в электроном виде предпочитая бумажный вариант электронному. Если забегать в прошлое то так было и с отчетностью, а сейчас большинство сдает отчетность в налоговую, пенсионный и статистику в электронном виде. Но ничто не может остановить прогресс. И так в данной статье разговор пойдет о электронных налоговых накладных.

Самые последние статьи по этой тематике:

НДС с 01.01.2015. Электронная налоговая накладная

Почему не приходят налоговые накладные

 С июля месяца 2012 года основной нормой устанавливающей правила оборота ЭНН стал пункт 201.1 ст.201 НКУ. Согласно которому плательщик НДС обязан предоставить НН, составленную либо в бумажном, либо в электронном виде по выбору покупателя. Следовательно, только покупатель  может определять, в  каком формате он хочет получить НН.

Обязательное условие оформления ЭНН - регистрация в Едином реестре продавцом (п.201.1 ст.201 НКУ). Несмотря на п.11 подраздела 2 Раздела ХХ «Перехідні положення» НКУ в котором установлена обязательная регистрация в ЕРНН налоговых накладных, по сумме НДС превышающих 10 тысяч гривен, либо выписанных на импортные и подакцизные товары. Однако это правило не распространяется на электронную НН: в независимости от номенклатуры (происхождение) товара и суммы НДС электронная НН обязательно регистрируется в Едином реестре.

Обратите внимание на норму, содержащуюся в п.4 Порядка № 1246. В случае, когда НН остается у продавца и не выдается покупателю, её не нужно регистрировать в Едином реестре.

Чтобы электронная НН стала полностью легитимной, она должно отвечать следующим требованиям:

– на НН накладывается электронно-цифровая подпись (ЭЦП) уполномоченного лица;

– НН содержит все необходимые реквизиты, согласно Порядка № 1379;

– НН зарегистрирована в Едином реестре НН.

Электронная НН после регистрации в Едином реестре предоставляется покупателю.

Теперь поговорим более детально о подписании электронной НН.

Налоговую накладную могут подписывать следующие должностные лица:

– Директор

– Главный бухгалтер

– Должностное лицо, которому директор предприятия предоставил право подписи НН.

После наложения ЭЦП на налоговую накладную одним из вышеперечисленных лиц, на нее накладывается ЭЦП - аналог оттиска печати продавца.

Электронно-цифровая подпись, наложенная на НН при ее регистрации в Едином реестре, и ЭЦП, поставленная на данную НН при выдаче покупателю, должны принадлежать одному и тому же лицу, получившему право подписи НН.

Чтобы дать право подписи НН и/или расчета корректировки иному должностному лицу компания-продавец оформляет ключи ЭЦП в аккредитованных центрах сертификации ключей для данного лица. В описанном выше случае ЭЦП печати продавца и должностных лиц накладываются в следующей очередности: 1) ЭЦП должностного лица, получившему право подписи НН; 2) ЭЦП - аналог оттиска печати продавца.

Так как на данный момент система электронного документооборота «M.E.Doc» является основным программным комплексом, имеющим возможность обмена НН, а также другими первичными документами, более подробно рассмотрим реализацию этого процесса именно в «M.E.Doc».

Покупатель, получив НН в электронном виде, может утвердить или отклонить её. В случае отклонения у покупателя существует возможность написать замечание к данной НН, продавец получит назад эту НН с замечанием, сможет исправить её и повторно отправить покупателю. Этот механизм лучше использовать до регистрации в Едином реестре, т.к. после регистрации исправить НН невозможно. Следовательно рекомендуемая последовательность действий таковая:

– создать НН

– наложить соответствующие ЭЦП на нее

– отправить покупателю на согласование в электронном виде

– получить от покупателя подтверждение о правильности НН (также электронное)

– зарегистрировать НН в Едином реестре

– затем отправить покупателю НН с квитанцией о регистрации в Едином реестре.

Покупатель сам имеет возможность отправить запрос в Единый реестр по конкретной налоговой накладной для проверки ее регистрации.

Сложно спорить с преимуществами электронного документооборота такими как:

– экономия времени

– экономия на доставке

– экономия затрат на бумагу

– спокойствие главного бухгалтера и директора благодаря наличию оригиналов всех первичных документов сразу же после совершения хозяйственной операции.

– удобный для работы электронный архив, не занимающий места в офисе.

Учитывая эти преимущества, в ближайшем будущем электронный документооборот станет массовым, и  не только налоговыми накладными, а всеми первичными документами. Возможно стоит начать уже сейчас.

 

Также читайте: Как в Медок зарегистрировать налоговую накладную в едином реестре