При изменении директора невозможно подписать или зарегистрировать НН, какие действия?

В ходе регистрации налоговых документов можно выделить основные моменты когда при изменении директора и (или) бухгалтера нельзя зарегистрировать НН/РК, иногда такие ситуации можно предотварить. Исходя из того что с 23.04.2021 действует обновленный "п. 10 Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних", в котором отмечено, что в реестр принимается НН или РК созданные в электронной форме и подписанные могут быть главным бухгалтером (при наличии должности на предприятии) или руководителем и печатью (при наличии у Юр. лиц) у поставщика (продавца). При этом расчёт корректировка регистрируемая покупателем принимается в реестр если она составлена с наложением КЭП покупателя и продавца в соответствии к 1-3 абзацам п.10 Порядка №1246.


Расширить права подписи НН и РК другим должностным лицам можно уведомив об этом орган ДПС , передав данные квалифицированного сертификата открытого ключа, в соответствии с Порядком обмена электронными документами с контролирующими органами. (нужно отправить J1391103 "Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного "), Налоговая накладная подписывается директором и (или) сотрудником у которого есть право подписи предоставленное предприятием. В связи с тем что тема с делигированием подписей актуальна, давайте рассмотрим несколько ситуаций которые могут возникнуть при регистрации налоговой накладной.


Ситуация №1


Смена директора (на предприятии отсутствует право подписи у бухгалтера и сотрудника). Новый директор принят на должность 24.07.2021 г.., Электронная подпись получена также 24.07.2021 г.
К данной ситуации может быть только пару рекомендаций, а именно:

Изначально зарегистрировать все налоговые, выписанные до 24 числа, Директором 1, потому что 24.07.2021 г.. прошла смена руководителя. Директор 2 получивши свою электронную подпись как должностное лицо предприятия и сможет подписывать налоговые, выписанные только с 24.07.2021 г..

В том случае если на предприятии есть сотрудник с действующим сертификатом и правом подписи налоговых (действующим в день выписки налоговой накладной), и сертификат не зарегистрирован в ДПС (на дату увольнения предыдущего директора), то новый директор может отправить уведомление в налоговую (1391103) с типом подписи "Подпись налоговых накладных", благодаря этому сотрудник сможет подписывать налоговые накладные, которые выписаны до 24 числа и с даты выпуска ключа сотрудника.


Ситуация №2


На предприятии сменился директор, но есть бухгалтер с правом подписи налоговых накладных. Предыдущий и новый директора так же как и в прошлой ситуации могут подписывать налоговые до даты увольнения и даты принятия на должность соответственно. Для успешной регистрации НН после внесения всех изменений и принятия на должность нового директора, нужно получить статус субъекта электронного документооборота с налоговой службой, и отправить уже знакомое уведомление на действующего бухгалтера (1391103). После получения второй положительной квитанции на уведомление о бухгалтере, можно будет подписывать налоговые которые выписанные еще при действии предыдущего директора, но новый директор сможет подписать только выписанные после принятия его на должность.


Ситуация №3


Например в один день увольняются директор и бухгалтер (24.07.2021), а новый директор и бухгалтер вступают на должность с 25.07.2021. Как подписать и зарегистрировать налоговые до 24.07.2021.?

Первая и самая важная рекомендация! Дождаться регистрации всех налоговых накладных выписанных до даты увольнения (включительно, в нашем случае 24.07.2021) директора и бухгалтера, а после проводить замену. Новый директор и бухгалтер смогут подписать только налоговые выписанные с даты их принятия на должность и получения КЭП (рекомендуем делать это одним днём и отправить уведолмение в налоговую о новых сертификатах). Если КЭП получен 26.07, а директор и бухгалтер сменились 25.07, то зарегистрировать налоговые за 25.07 можно, решая этот вопрос в судебном порядке, ведь в этом периоде нет действующего подписанта\подписи.

Если между сменой директоров есть промежуток времени, в котором не информации о руководителе в ЕГР, например 24.07.2021 уволился предыдущий директор, а новый директор принят на должность спустя некоторое время, допустим 30.07.2021. Регистрация налоговых документов, выписанных в этот промежуток времени, может быть урегулировано в судебном процессе, ведь в этом периоде нет действующего подписанта. Для исключения подобной ситуации, можно предоставить право подписи налоговых одному из сотрудников предприятия (зарегистрировав его в ДПС при помощи уведомления 1391103), при этом в момент увольнения директора сертификат сотрудника должен быть действительным, а после того как новый директор заступит на должность, следует подать уведомление в налоговую на того же сотрудника и тот же сертификат. Такой способ позволит зарегистрировать налоговые выписанные в момент когда предыдущий директор уже уволен, а новый еще не назначен.

Из всего выше перечисленного стоит отметить основные рекомендации:


1. Следить за действием сертификатов подписантов и вовремя делать продления (если сертификат еще не закончился и не требуются изменения, можно воспользоваться функцией онлайн продления сертификатов через программу M.E.Doc или веб сервис СОТА, а так же на сайте uakey.com.ua, по вопросам продления КЭП можно обращаться к нам по телефону).

2. Получение сертификата на одного из сотрудников с правом подписи налоговых документов, при одновременной смене подписантов ситуация будет критична, для регистрации нн и рк, и потребуется обращение в суд.

3. Перед увольнением подписанта (директов\бухгалтер\сотрудник с правом подписи) проверить регистрацию документов выписанных до даты увольнения.


Печать