Сьогодні електронний документообіг (ЕДО) між бізнесом і Державною податковою службою працює без підписання спеціальних угод. Достатньо один раз надіслати будь-який електронний документ у встановленому форматі — і платник автоматично стає учасником системи ЕДО.
Надсилання е-документів, у тому числі податкових накладних, можливе лише у разі дотримання вимог законодавства щодо електронних документів, електронної ідентифікації та використання довірчих послуг.
Як відбувається обмін документами в ЕДО
1. Формування та підписання документа
Підприємець або юридична особа створює документ у потрібному форматі, заповнює всі обов’язкові реквізити та підписує файл КЕП або УЕП. Це базова вимога для подання звітності та податкових накладних через електронний документообіг.
2. Надсилання до ДПС
Після підписання документ шифрується та передається до Державної податкової служби протягом операційного дня.
3. Автоматична технічна перевірка
Система ДПС перевіряє коректність документа: формат, цілісність підпису, повноваження підписанта та наявність обов’язкових полів.
Які квитанції надходять від податкової
Після обробки документа платник отримує дві електронні квитанції, які підтверджують статус подання.
Квитанція №1
Надсилається протягом двох годин після того, як ДПС отримала файл. Якщо документ був надісланий після завершення операційного дня, квитанція формується наступного робочого дня.
У ній зазначено, чи пройшов документ первинну технічну перевірку.
Якщо платник не отримує першу квитанцію вчасно, документ вважається не доставленим до ДПС.
Квитанція №2
Надходить лише у разі успішної перевірки.
Ця квитанція містить інформацію про прийняття або неприйняття документа, зокрема податкової накладної, із зазначенням причини відхилення, якщо така є.
Датою подання вважаються дата та час, зазначені у квитанції №1.
Якщо документ подано повторно
Коли платник надсилає кілька версій одного електронного документа (наприклад, після виправлення помилок), чинним вважається:
останній коректно сформований документ, відправлений до закінчення граничного строку та прийнятий ДПС.
Це стосується і звітності, і податкових накладних.