Обновление с 01.09.2021, появилась функция до подписания НН/РК. Об этом подробнее в конце статьи.
В ходе регистрации налоговых документов можно выделить основные моменты когда при изменении директора и (или) бухгалтера нельзя зарегистрировать НН/РК, иногда такие ситуации можно предотвратить. Исходя из того что с 23.04.2021 действует обновленный "п. 10 Порядку ве
дення Єдиного реєстру податкових накладних", в котором отмечено, что в реестр принимается НН или РК созданные в электронной форме и подписанные могут быть главным бухгалтером (при наличии должности на предприятии) или руководителем и печатью (при наличии у Юр. лиц) у поставщика (продавца). При этом расчёт корректировка регистрируемая покупателем принимается в реестр если она составлена с наложением КЭП покупателя и продавца в соответствии к 1-3 абзацам п.10 Порядка №1246.
Расширить права подписи НН и РК другим должностным лицам можно уведомив об этом орган ДПС , передав данные квалифицированного сертификата открытого ключа, в соответствии с Порядком обмена электронными документами с контролирующими органами. (нужно отправить J1391103 "Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного "), Налоговая накладная подписывается директором и (или) сотрудником у которого есть право подписи предоставленное предприятием. В связи с тем что тема с делигированием подписей актуальна, давайте рассмотрим несколько ситуаций которые могут возникнуть при регистрации налоговой накладной.
Ситуация №1
Смена директора (на предприятии отсутствует право подписи у бухгалтера и сотрудника). Новый директор принят на должность 24.07.2021 г.., Электронная подпись получена также 24.07.2021 г.
К данной ситуации может быть только пару рекомендаций, а именно:
Изначально зарегистрировать все налоговые, выписанные до 24 числа, Директором 1, потому что 24.07.2021 г.. прошла смена руководителя. Директор 2 получивши свою электронную подпись как должностное лицо предприятия и сможет подписывать налоговые, выписанные только с 24.07.2021 г..
В том случае если на предприятии есть сотрудник с действующим сертификатом и правом подписи налоговых (действующим в день выписки налоговой накладной), и сертификат не зарегистрирован в ДПС (на дату увольнения предыдущего директора), то новый директор может отправить уведомление в налоговую (1391103) с типом подписи "Подпись налоговых накладных", благодаря этому сотрудник сможет подписывать налоговые накладные, которые выписаны до 24 числа и с даты выпуска ключа сотрудника.
Ситуация №2
На предприятии сменился директор, но есть бухгалтер с правом подписи налоговых накладных. Предыдущий и новый директора так же как и в прошлой ситуации могут подписывать налоговые до даты увольнения и даты принятия на должность соответственно. Для успешной регистрации НН после внесения всех изменений и принятия на должность нового директора, нужно получить статус субъекта электронного документооборота с налоговой службой, и отправить уже знакомое уведомление на действующего бухгалтера (1391103). После получения второй положительной квитанции на уведомление о бухгалтере, можно будет подписывать налоговые которые выписанные еще при действии предыдущего директора, но новый директор сможет подписать только выписанные после принятия его на должность.
Ситуация №3
Например в один день увольняются директор и бухгалтер (24.07.2021), а новый директор и бухгалтер вступают на должность с 25.07.2021. Как подписать и зарегистрировать налоговые до 24.07.2021.?
Первая и самая важная рекомендация! Дождаться регистрации всех налоговых накладных выписанных до даты увольнения (включительно, в нашем случае 24.07.2021) директора и бухгалтера, а после проводить замену. Новый директор и бухгалтер смогут подписать только налоговые выписанные с даты их принятия на должность и получения КЭП (рекомендуем делать это одним днём и отправить уведолмение в налоговую о новых сертификатах). Если КЭП получен 26.07, а директор и бухгалтер сменились 25.07, то зарегистрировать налоговые за 25.07 можно, решая этот вопрос в судебном порядке, ведь в этом периоде нет действующего подписанта\подписи.
Если между сменой директоров есть промежуток времени, в котором не информации о руководителе в ЕГР, например 24.07.2021 уволился предыдущий директор, а новый директор принят на должность спустя некоторое время, допустим 30.07.2021. Регистрация налоговых документов, выписанных в этот промежуток времени, может быть урегулировано в судебном процессе, ведь в этом периоде нет действующего подписанта. Для исключения подобной ситуации, можно предоставить право подписи налоговых одному из сотрудников предприятия (зарегистрировав его в ДПС при помощи уведомления 1391103), при этом в момент увольнения директора сертификат сотрудника должен быть действительным, а после того как новый директор заступит на должность, следует подать уведомление в налоговую на того же сотрудника и тот же сертификат. Такой способ позволит зарегистрировать налоговые выписанные в момент когда предыдущий директор уже уволен, а новый еще не назначен.
Из всего выше перечисленного стоит отметить основные рекомендации:
1. Следить за действием сертификатов подписантов и вовремя делать продления (если сертификат еще не закончился и не требуются изменения, можно воспользоваться функцией онлайн продления сертификатов через программу M.E.Doc или веб сервис СОТА, а так же на сайте uakey.com.ua, по вопросам продления КЭП можно обращаться к нам по телефону).
2. Получение сертификата на одного из сотрудников с правом подписи налоговых документов, при одновременной смене подписантов ситуация будет критична, для регистрации нн и рк, и потребуется обращение в суд.
3. Перед увольнением подписанта (директов\бухгалтер\сотрудник с правом подписи) проверить регистрацию документов выписанных до даты увольнения.
Если НН/РК отклонили, то можно воспользоваться новой функцией подписание другим действительным сертификатом:
В моменте регистрации на шлюзе происходит проверка сертификата (действителен или нет), если сертификат не действителен по приходу документа в единое окно, то в регистрации будет отклонено. Для таких случаев в программе реализована функция «Продовжити обробку документу» и далее «Підписати другим чинним підписом» и «Відправити в ДПС». Подписать можно сертификатом директора или любого другого уполномоченного лица для регистрации НН, при этом важно, что действующий сертификат можно наложить только на уже подписанную не действительным сертификатом (на момент регистрации). Следовательно документ будет подписан двумя сертификатами, один из которых не действителен.